Il CNCCS - Collezione Nazionale Composti Chimici e Centro Screening” S.c.a.r.l. (di seguito “CNCCS”) riconosce l’importanza di avere un processo trasparente che offra a tutti i Destinatari che operano nell’ambito della propria realtà aziendale la possibilità di segnalare azioni e comportamenti non conformi alla normativa vigente, al proprio Codice Etico nonché alle proprie policies e procedure interne.

Il CNCCS considera il rispetto dei principi sanciti nel Codice Etico come una responsabilità condivisa da tutti: da coloro che lavorano nel CNCCS, per conto del CNCCS e, più in generale, da tutti coloro che collaborano o entrano a contatto con il CNCCS. Il CNCCS impone il rispetto della normativa sia interna (a titolo esemplificativo e non esaustivo, Policy, Procedure, Modello 231) sia esterna (leggi nazionali e dell’Unione Europea), per tale ragione sostiene e promuove la salvaguardia dei principi, dei diritti e dei doveri delineati nel proprio Codice Etico, incoraggiando chiunque individui una possibile condotta inappropriata, non conforme o sospetta in violazione della normativa interna o esterna di segnalarla a chi di dovere.

Il CNCCS invita alla massima collaborazione nel segnalare comportamenti scorretti o inaccettabili al fine di prevenirne tempestivamente la diffusione e di adottare i provvedimenti necessari nei confronti dei responsabili.

1.       SCOPO

La presenza di un apposito canale di segnalazione, oltre ad adempiere a specifiche normative, contribuisce a rafforzare i principi di legalità, trasparenza e responsabilità del CNCCS.

In particolare, la presente Procedura Whistleblowing ha lo scopo di istituire e regolare canali di segnalazione interna ai sensi della Direttiva EU 2019/1937 e del D.Lgs. 24/2023, che garantiscano la manifestazione della libertà di espressione e di informazione ed allo stesso tempo la protezione e riservatezza dell’identità della persona Segnalante, della persona Segnalata e delle persone comunque menzionate nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

Obiettivo è non solo quello di prevenire la realizzazione di non conformità o irregolarità all’interno dell’organizzazione, ma anche quello di coinvolgere tutti i dipendenti e le terze parti in un’attività di contrasto dell’illegalità, attraverso una partecipazione attiva e responsabile.

Il presente documento si pone come obiettivo, tra le altre cose, quello di disciplinare l’iter procedurale di gestione della Segnalazione (riscontro, verifica e analisi), garantendo che lo stesso avvenga nei modi e nei tempi previsti dalla normativa di volta in volta vigente.

A tal fine, sono definiti:

1. l’ambito di applicazione della Procedura Whistleblowing;
2. le modalità di gestione delle Segnalazioni; 
3. il modello di governance con cui tali Segnalazioni vengono gestite e le garanzie di tutela della riservatezza del Segnalante poste in essere per evitare eventuali misure discriminatorie e/o atti ritorsivi nei suoi confronti.

I principi su cui si basa la presente Procedura sono:

1. legalità: principio che implica l'importanza di rivelare comportamenti illeciti;
2. riservatezza: le segnalazioni possono essere utilizzate da chi gestisce il canale esclusivamente per dare seguito alle stesse, con il divieto espresso di rivelare l’identità del Segnalante. L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere e/o a dare seguito alle Segnalazioni. Anche l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella Segnalazione è soggetta alle stesse tutele, pertanto sono riconosciute le medesime garanzie di riservatezza;
3. protezione del Segnalante: il Segnalante non può subire alcuna ritorsione (ad esempio, licenziamento, sospensione, mancata promozione, demansionamento, etc.) ed è tutelato da specifiche disposizioni normative, incluso ad esempio il regime di nullità degli atti ritorsivi eventualmente subiti in violazione di tale divieto;
4. verità e trasparenza: si promuovono i principi di verità e trasparenza per impedire la commissione di illeciti, nonché contrastare la cattiva condotta ed i rischi di reati o irregolarità, anche solo tentati;
5. responsabilità e responsabilizzazione delle organizzazioni e degli individui: le segnalazioni di illeciti possono indurre cambiamenti positivi nell'ambito dell’etica e delle pratiche aziendali.

2.         CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente Procedura si applica al CNCCS Scarl.

3.         TERMINI, DEFINIZIONI E ACRONIMI

• “CNCCS”: Collezione Nazionale Composti Chimici e Centro Screening Scarl;
• “Segnalante” (c.d. whistleblower): la persona fisica che effettua la Segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
• “Segnalato” o “Persona Coinvolta”: la persona menzionata nella Segnalazione whistleblowing come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata;
• “Facilitatore”: persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• “Gestore delle Segnalazioni”: organo competente per la gestione delle Segnalazioni in ambito Whistleblowing;
• “Organismo di Vigilanza”: organo aziendale nominato in base al Decreto Legislativo n. 231 dell’8 giugno 2001;
• “Segnalazione”: la comunicazione, scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
• “Contesto Lavorativo”: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di Segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’Autorità Giudiziaria competente;
• “Divulgazione Pubblica” o “divulgare pubblicamente”: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• “Ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, incluse le minacce di atti, connessi o risultanti dalla Segnalazione che causino o possano arrecare ingiusto danno al Segnalante;
• “Violazioni”: comportamenti, atti od omissioni, legati all’attività del CNCCS che ledono l'interesse pubblico o l’integrità del CNCCS stesso;
• “Illeciti”: con il termine illeciti si intendono gli illeciti di natura civile, amministrativa e penale.

4.         RIFERIMENTI NORMATIVI

La presente Procedura è stata redatta tenendo conto delle seguenti fonti normative:

1. Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;
2. D.Lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937, riguardante la protezione delle persone a ciò titolate che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recano disposizioni riguardanti la protezione delle persone, parimenti a ciò titolate, che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (di seguito “Decreto Whistleblowing”);
3. D.Lgs. 231/2001, recante disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica;
4. Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito “GDPR”);
5. D.Lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice Privacy”).

Sono state, altresì, prese in considerazione le “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”), Delibera n. 301 del 12.07.2023 (di seguito anche “Linee Guida ANAC”) nonché “la Guida Operativa per gli enti privati” diffusa da Confindustria in materia di Whistleblowing.

5.         CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

La Segnalazione serve a indagare su potenziali condotte illecite e non etiche, a identificare rischi con tempestività e a prevenire danni alla reputazione del CNCCS. In questo modo, la Segnalazione può contribuire a ridurre al minimo i rischi per l’azienda, per l’ambiente di lavoro e per tutti i collaboratori. Ogni Segnalazione contribuisce al successo del CNCCS e alla promozione di una cultura etica, sana e sostenibile, offrendo un importante contributo al sistema interno di controllo della conformità.

Rientrano nell’ambito applicativo del Decreto Whistleblowing le segnalazioni di informazioni su violazioni integrate da comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del CNCCS, di cui il Segnalante è venuto a conoscenza in un contesto lavorativo e che consistono in:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 quali a titolo esemplificativo, frodi, atti di corruzione di terzi verso dipendenti o da parte di questi ultimi verso terzi, situazioni di conflitto di interesse ritenute non conosciute dall’azienda;
• violazioni del Modello 231 comprese le violazioni di regole connesse al Modello 231 come il Codice Etico e le procedure interne, quali a titolo esemplificativo condotte che rappresentano molestie sul luogo di lavoro o violazione dei principi sulle Pari Opportunità;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’apposito allegato al D.Lgs. 24/2023, appartenenti ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea tra cui, a titolo esemplificativo, violazioni in materia di IVA e diritto doganale;
• violazioni in materia di concorrenza e/o aiuti di Stato;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione tra cui, a titolo esemplificativo, il ricorso a pratiche abusive di mercato.

Al riguardo si evidenzia che il Decreto Whistleblowing prevede che nelle società che non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori e hanno adottato il Modello Organizzativo 231 – come il CNCCS - le segnalazioni possono riguardare solo condotte illecite rilevanti per la disciplina 231 o violazioni del Modello 231 ed essere effettuate unicamente attraverso il canale interno.

Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse ma che il Segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero essere commesse sulla base di elementi concreti.

Le disposizioni del Decreto Whistleblowing non si applicano:

• a segnalazioni effettuate in mala fede;
• alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro anche con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• alle notizie palesemente prive di fondamento;
• alle informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico;
• alle informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

È responsabilità del Segnalante effettuare segnalazioni in buona fede, ovvero sulla base della convinzione che quanto si afferma è vero (indipendentemente dal fatto che quanto riferito trovi poi corrispondenza negli approfondimenti che ne conseguono), e in linea con lo spirito della presente Procedura: segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il Segnalato o soggetti comunque interessati alla Segnalazione, non verranno prese in considerazione e saranno passibili di sanzioni e/o azioni avanti all’Autorità Giudiziaria competente.

6.         SOGGETTI LEGITTIMATI A SEGNALARE

I Destinatari della presente Procedura sono:

• • • i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali del CNCCS;
    • i dipendenti del CNCCS;
    • i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con il CNCCS (“Terzi”).

In particolare le Segnalazioni possono essere effettuate da tutti coloro che a qualunque titolo prestano la propria attività lavorativa in favore del CNCCS, quali: dipendenti, lavoratori autonomi, titolari di un rapporto di collaborazione, anche di natura occasionale, lavoratori somministrati, stagisti, tirocinanti e volontari, liberi professionisti, consulenti, lavoratori o collaboratori che svolgono attività presso fornitori di beni o servizi oppure presso soggetti che realizzano opere e/o servizi in favore del CNCCS (es. fornitori o appaltatori), le persone che svolgono funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di mero fatto, presso il CNCCS.

A tutti i soggetti sopra elencati le misure di tutela garantite dal Decreto Whistleblowing si applicano non solo se la Segnalazione avvenga in costanza del rapporto di lavoro o di altro tipo di rapporto giuridico, ma anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione e/o interruzione del rapporto giuridico.

7.         SEGNALAZIONE ATTRAVERSO IL CANALE INTERNO

Per quanto riguarda la tipologia di canale di segnalazione, si evidenzia che - rientrando il CNCCS tra i soggetti privati che hanno adottato un modello di organizzazione e gestione 231 ma che non hanno raggiunto una media di 50 lavoratori subordinati – in conformità alle disposizioni normative di cui al Decreto Whistleblowing per tali realtà è stato attivato unicamente un canale di segnalazione interno.

La gestione della Segnalazione attraverso il canale interno aziendale avviene secondo le seguenti fasi:

• Invio della Segnalazione;
• Presa in carico e avviso di ricevimento;
• Prima valutazione in merito alla procedibilità e l’ammissibilità della Segnalazione;
• Istruttoria ed accertamento della Segnalazione;
• Riscontro al Segnalante;
• Esito accertamento e Chiusura della Segnalazione;
• Azioni conseguenti.

7.1     Invio della Segnalazione

Il CNCCS è dotato di un proprio canale interno di segnalazione che – attraverso l’utilizzo di una piattaforma informatica implementata di ogni opportuna misura di sicurezza, anche crittografica – garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Segnalato e della Persona Coinvolta, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, così come documentato analiticamente nella valutazione di impatto, ai sensi dell’art. 35 del GDPR.

Per effettuare la Segnalazione è necessario:

• • • accedere alla piattaforma informatica attraverso il link: https://cnccs.segnalazioni.net, accessibile dalla intranet nonché dal sito web aziendale;
    • accettare i termini e condizioni, inclusa l’informativa privacy, riportati sulla pagina;
    • effettuare la registrazione;
    • compilare i campi riportati nel form di Segnalazione fornendo le informazioni relative alla violazione;
    • caricare ogni documento si ritenga utile in proprio possesso (incluse le prove della commissione della violazione);
    • indicare eventuali altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti;
    • una volta inviato il messaggio, si potrà accede alla piattaforma per verificare lo stato della propria Segnalazione.

L’invio della Segnalazione attraverso la piattaforma può avvenire in forma scritta o tramite messaggistica vocale.

I dati del Segnalante sono separati dalla Segnalazione, pertanto la Segnalazione viene invitata tramite la piattaforma al Gestore nascondendo l’identità del Segnalante.

Per informazioni di tipo tecnico, si rimanda alle istruzioni presenti nella piattaforma.

La piattaforma garantisce i criteri di accessibilità previsti dal Decreto Whistleblowing e consente di caricare file di qualunque tipo, anche audio.

Per ogni Segnalazione viene creato un fascicolo digitale che contiene le informazioni inviate con la Segnalazione iniziale, lo scambio di messaggi ed i documenti raccolti durante l’istruttoria.

Concluso il caricamento dei dati, dopo l’invio, la piattaforma genera un codice che diventa l’ID della pratica, ovvero la chiave univoca con cui il Segnalante può dialogare con il Gestore. Al Segnalante è inoltre attribuita la facoltà di richiedere un incontro diretto con lo stesso.

L’iter della pratica, con relative informazioni e documenti allegati ed i relativi riscontri, è tracciato sulla piattaforma.

7.2     Destinatario della Segnalazione

Destinatario e Gestore della Segnalazione del CNCCS è il Presidente dell’Organismo di Vigilanza o l’Organismo di Vigilanza stesso qualora in sede monocratica (di seguito “Gestore”) del CNCCS, al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interno in quanto dotato di idonea autonomia e competenza.

Qualora il Gestore coincida con il Segnalante, con il Segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla Segnalazione la gestione del canale di segnalazione sarà affidata ad altro membro dell’OdV (di seguito “Deputy”), che possa garantire la gestione efficace, indipendente e autonoma della Segnalazione, sempre nel rispetto dell’obbligo di riservatezza previsto dalla disciplina e con l’obbligo del Gestore di astenersi dall’attività istruttoria.

In caso di assenze prolungate e non prevedibili del Gestore, il vertice aziendale individua il nuovo Gestore delle Segnalazioni per il periodo interessato, nel rispetto dei requisiti soggettivi previsti dal Decreto Whistleblowing.

Il Gestore:

1. ha idonea formazione professionale sulla disciplina del whistleblowing, anche con riferimento a casi concreti, come previsto dall’art. 4 del Decreto Whistleblowing;
2. assicura imparzialità e indipendenza nella gestione del canale di segnalazione;
3. è nominato  responsabile del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

7.3     Ricezione della Segnalazione e avviso di ricevimento

Inviata la Segnalazione, il Gestore procede alla presa in carico della stessa.

Se lo ritiene necessario, il Gestore può visualizzare l’identità del Segnalante, il quale viene automaticamente informato attraverso la piattaforma.

Effettuata la presa in carico, il Gestore, tramite l’apposita Piattaforma informatica, provvede a rilasciare entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione della Segnalazione un avviso di ricevimento al Segnalante. Si precisa che tale termine è soggetto ad una sospensione nel periodo decorrente dal 1 agosto-31 agosto e dal 24 dicembre-6 gennaio.

7.4     Procedibilità ed ammissibilità della Segnalazione

Completata la fase relativa alla trasmissione dell’avviso di ricevimento, il Gestore procede quindi all’esame preliminare della Segnalazione.

Nello specifico, durante tale fase, il Gestore valuta la procedibilità e successivamente l'ammissibilità della stessa.

Pertanto, per poter dare corso al procedimento, il Gestore della Segnalazione deve verificarne la procedibilità alla luce del perimetro applicativo soggettivo e oggettivo del Decreto Whistleblowing e, nello specifico:

• che il Segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la Segnalazione;
• che l’oggetto della Segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina.

Al fine di poter processare la Segnalazione il Gestore potrà inviare una richiesta di chiarimenti al Segnalante, il quale riceverà una notifica sulla piattaforma di segnalazione.

Nel caso in cui la Segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione Whistleblowing, la stessa viene trattata come ordinaria e/o archiviata dandone comunicazione al Segnalante.

Una volta verificato che la Segnalazione abbia i requisiti soggettivi e oggettivi definiti dal legislatore e, dunque, risulti procedibile, il Gestore ne valuta l’ammissibilità come Segnalazione whistleblowing.

Ai fini dell’ammissibilità, è necessario che, nella Segnalazione, risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della Segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità attraverso cui il Segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

La Segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

• mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della Segnalazione;
• manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
• esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione alla persona preposta;
• produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni;
• assenza di dati identificativi della persona Segnalante e il recapito.

Nel caso in cui la Segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, il Gestore della Segnalazione procede all'archiviazione.

Inoltre, anche durante la verifica preliminare, se necessario, sempre attraverso la piattaforma, il Gestore può richiedere al Segnalante ulteriori informazioni, avviando un’interlocuzione con lo stesso.

La piattaforma traccia i diversi passaggi descritti sia che la Segnalazione prosegua con l’iter previsto dalla presente Procedura sia che si chiuda perché non pertinente.

7.5     Istruttoria e accertamento della segnalazione

Una volta verificata la procedibilità e l’ammissibilità della Segnalazione, il Gestore avvia l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate al fine di valutarne la fondatezza.

Per la protezione della persona Segnalata, la semplice Segnalazione non è, infatti, sufficiente per avviare un procedimento disciplinare nei suoi confronti, ma è necessaria un'indagine adeguata seguendo questa Procedura.

Il Gestore della Segnalazione assicura quindi che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati, garantendo tempestività e rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale.

In particolare procede con le verifiche, analisi e valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati:

• acquisendo gli elementi informativi necessari alle valutazioni attraverso l’analisi della documentazione/informazioni ricevute;
• attraverso il coinvolgimento di altre strutture aziendali o anche di soggetti specializzati esterni;
• in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste;
• mediante audizione di eventuali soggetti interni/esterni, ecc.

Tale attività di istruttoria e di accertamento spettano esclusivamente al Gestore incaricato di gestire le Segnalazioni, comprese tutte quelle attività necessarie a dare seguito alla Segnalazione (ad esempio, le audizioni o le acquisizioni di documenti). Inoltre tale attività sono sempre svolte nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

Nel corso della fase istruttoria il Gestore interloquisce con il Segnalante richiedendo, se necessario, ulteriori integrazioni per dare diligente seguito alle Segnalazioni ricevute. Le eventuali informazioni e/o documenti integrativi richiesti al Segnalante dovranno essere trasmessi tramite la piattaforma.

L’eventuale coinvolgimento di altri soggetti, dipendenti e/o collaboratori della Società o terzi che possono riferire sui fatti segnalati per aiutare a verificare la fondatezza della Segnalazione, deve essere fatto garantendo sempre la riservatezza del Segnalante e della pratica, ovvero della Segnalazione, di tutta l’istruttoria e della relativa documentazione acquisita e/o prodotta.

Nel caso in cui si rendesse necessario condividere l’identità del Segnalante è necessaria l’autorizzazione del Segnalante stesso.

Durante l’istruttoria, il Segnalato può essere sentito o, su sua richiesta, è sentito, anche mediante osservazioni e documenti scritti.

La Segnalazione è sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto in altri casi dalla legge.

7.6     Riscontro al Segnalante, esito accertamento e chiusura procedimento

Una volta completata l’attività di accertamento, il Gestore della Segnalazione può:

• archiviare la Segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni;
• dichiarare fondata la Segnalazione e rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi provvedimenti o procedimenti conseguenti.

Il Gestore della Segnalazione deve fornire un riscontro al Segnalante, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento. Tale riscontro può essere definitivo se l’istruttoria è terminata oppure di natura interlocutoria sull’avanzamento dell’istruttoria, ancora non ultimata.

Pertanto, alla scadenza dei tre mesi, il Gestore della Segnalazione può comunicare al Segnalante:

• l’avvenuta archiviazione della Segnalazione;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della Segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti;
• l’aggiornamento in merito all’avanzamento dell’istruttoria e alle tempistiche di chiusura pianificate.

In tale ultimo caso, il Gestore comunica al Segnalante anche il successivo esito finale dell’istruttoria della Segnalazione (archiviazione o accertamento della fondatezza della Segnalazione).

7.7     Approfondimenti specifici ed azioni provvedimenti conseguenti

All’esito della verifica, il Gestore, in relazione alla natura della violazione, provvede, inoltre, a:

• comunicare l’esito dell’accertamento al Presidente ed al Consiglio di amministrazione e/o agli organi di controllo competenti;
• concordare con la Direzione e/o con altre Funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi del CNCCS (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori dall’Albo fornitori del CNCCS );
• comunicare l’esito dell’accertamento al Responsabile della struttura di appartenenza dell’autore della violazione accertata, affinché provveda all’adozione dei provvedimenti gestionali di competenza incluso, se vi sono i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare secondo quanto previsto dalle disposizioni vigenti;
• concordare con il management responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate per l’individuazione di azioni correttive e/o piani migliorativi da adottare;
• adottare le eventuali ulteriori misure e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessarie e/o appropriate.

8.         TUTELA DELLE SEGNALAZIONI

La piattaforma informatica adottata dal CNCCS è dotata di ogni opportuna misura di sicurezza anche crittografica. Viene assicurata la riservatezza delle fonti e delle informazioni di cui si venga in possesso, fatti salvi gli obblighi di legge.

Inoltre, il CNCCS non effettuerà azioni ritorsive (sanzioni disciplinari, demansionamento, sospensione, licenziamento) o discriminerà in alcun modo in ambito lavorativo il personale della Società che abbia svolto in buona fede azioni mirate a riferire eventi o situazioni relative al rispetto del Codice Etico, del Modello 231, delle procedure aziendali o comunque delle normative di legge.

Tale tutela viene estesa anche ai Facilitatori; alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e a questi legate da uno stabile legame affettivo o di parentela; ai colleghi di lavoro che hanno con il Segnalante un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà del Segnalante o in cui egli lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo e a tutti i soggetti identificati all’art. 3 del D.Lgs. 24/2023.

Le persone coinvolte nelle attività disciplinate dalla presente Procedura sono tenute ad agire in conformità con le normative di legge e i regolamenti vigenti e nel rispetto dei principi di seguito riportati.

Riservatezza e confidenzialità

Chiunque riceva, analizzi o valuti una Segnalazione è tenuto a garantire la riservatezza delle informazioni trattate e la riservatezza dell’identità del Segnalante, del Facilitatore, delle terze persone collegate al Segnalante e della persona segnalata. Il CNCCS, pertanto, si impegna a garantire la massima riservatezza sui soggetti e sui fatti riportati, nonché sull'identità del Segnalante.

Tuttavia, una deroga è consentita in caso di una situazione in cui esiste un obbligo necessario e proporzionato imposto dal diritto dell'Unione o dal diritto nazionale nel contesto di indagini da parte delle autorità nazionali o di procedimenti giudiziari, anche al fine di salvaguardare i diritti della difesa della persona interessata. 

Condivisione ristretta

L’accesso alle Segnalazioni e/o alle informazioni in esse contenuto è ammesso solo a coloro che presentano un’effettiva necessità di conoscenza delle stesse per lo svolgimento delle proprie funzioni e secondo il principio del “need-to-know”.

Obbiettività ed imparzialità

Ogni azione rivolta nei confronti della persona Segnalata dovrà essere basata su riscontri oggettivi e a seguito della attività di indagine e verifica sui fatti segnalati.

Minimizzazione dei dati

Le informazioni per la gestione delle Segnalazioni sono raccolte e trattate nei soli limiti dettati dalla adeguatezza e pertinenza delle stesse ai fini delle indagini. Qualora i dati raccolti non fossero attinenti o di interesse ai fini delle indagini sulla Segnalazione, non saranno presi in considerazione, trattati o conservati.

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito della procedura di gestione delle Segnalazioni ed in particolar modo durante lo svolgimento delle analisi preliminari e delle indagini, le informazioni e i dati personali acquisiti saranno trattati nel rispetto dei principi di cui al GDPR e alla normativa applicabile.

A tal fine:

1. il CNCCS, in qualità di Titolari del trattamento dei dati personali, garantisce:
   1. di trattare i dati in modo lecito, corretto e trasparente;
   2. di raccogliere i dati solo al fine di gestire e dare seguito alle Segnalazioni nel rispetto del principio di limitazione della finalità;
   3. l’adeguatezza, la pertinenza, l’esattezza e la limitazione dei dati trattati nel rispetto dei principi di minimizzazione ed esattezza;
   4. di conservare i dati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per il tempo necessario al trattamento della specifica Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione;
   5. di effettuare il trattamento in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali. Per tali ragioni, la piattaforma utilizza strumenti di crittografie. In ogni caso, le misure di sicurezza adottate vengono periodicamente riesaminate e aggiornate;
   6. di avere aggiornato il registro dei trattamenti;
   7. di ottemperare al divieto di tracciamento del canale di segnalazione anche laddove mediato da dispositivi firewall o proxy, sia sulla piattaforma informatica che negli apparati di rete eventualmente coinvolti nella trasmissione o monitoraggio delle comunicazioni;
2. il Gestore è stato adeguatamente nominato responsabile del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
3. la società che fornisce la piattaforma di gestione delle Segnalazioni è stata nominata responsabile del trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
4. è stata condotta una valutazione d’impatto sul trattamento dei dati personali effettuato attraverso il canale di segnalazione, ai sensi dell’art. 35 del GDPR;
5. coloro che si avvalgono del canale di segnalazione vengono puntualmente informati, direttamente sulla piattaforma, sulle modalità di trattamento dei dati personali, ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR.

Si precisa che la persona Segnalata o la persona menzionata nella Segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della Segnalazione, non possono esercitare i diritti che normalmente il GDPR riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento). Ciò in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona Segnalante.

9.         TUTELA DA ATTI RITORSIVI

Non sono tollerate minacce, ritorsioni e/o discriminazioni nei confronti di chiunque riferisca in buona fede. I dipendenti che fanno Segnalazioni non saranno soggetti a licenziamento, minacce, mobbing, discriminazione o qualsiasi altra forma di rappresaglia. Qualsiasi individuo che ponga in essere forme di ritorsioni nei confronti di un Segnalante sarà soggetto a provvedimenti disciplinari, inclusa la possibilità di licenziamento.

Le misure per proteggere i Segnalanti si applicano, nel caso, anche ai Facilitatori, ai terzi collegati ai Segnalanti e a chi potrebbe rischiare ritorsioni in un contesto lavorativo, alle persone giuridiche collegate o controllate ai Segnalanti o per cui quest’ultimi lavorano.

Per godere della protezione è necessario che:

1. il Segnalante abbia segnalato in base ad una convinzione ragionevole che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate o denunciate, siano veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del Decreto Whistleblowing;
2. la Segnalazione sia effettuata secondo quanto previsto nel Decreto Whistleblowing e nella presente Procedura;
3. sussista un rapporto di consequenzialità tra la Segnalazione e le misure ritorsive subite.

In ogni caso, la tutela prevista in caso di ritorsioni non è garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'Autorità competente ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In caso di accertamento delle responsabilità, al Segnalante o denunciante potrà essere irrogata la sanzione disciplinare ritenuta opportuna.

10.         RESPONSABILITA' DEL SEGNALANTE

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di Segnalazione falsa, calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente Procedura, quali le Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Procedura.

11.     RELAZIONE DELLE SEGNALAZIONI VERSO ORGANISMI

Semestralmente il Gestore, sempre garantendo la riservatezza indicata nella presente Procedura, elabora un’informativa in merito alle Segnalazioni ricevute ed alle attività svolte che inoltra al Consiglio di Amministrazione ed agli organi di controllo.

12.     ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Le informazioni e la documentazione correlate alla Segnalazione, nonché i flussi informativi con gli enti coinvolti nella verifica, vengono gestiti e conservati solo all’interno della piattaforma, al fine di garantire il massimo livello di sicurezza e riservatezza e nel rispetto di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing. Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

13.     DISTRIBUZIONE E ADOZIONE

Al fine di garantirne la massima diffusione, la presente Procedura è pubblicata sul sito Internet del CNCCS, all’interno di una pagina dedicata al Whistleblowing da cui si accede al canale di segnalazione interna nonché mediante pubblicazione sulla intranet aziendale.

Il CNCCS, inoltre, intraprende iniziative di comunicazione e formazione del personale sulla Procedura, anche tramite attività di promozione culturale sulla disciplina del whistleblowing.

Aggiornamento della Policy e il Portale saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e dell’esperienza maturata.